DATA PROTECTION NOTICE M-TECH OUTSOURCING BV
INLEIDING
M-Tech Outsourcing BV, met zetel te 8460 Oudenburg, Zeeweg 133 en ingeschreven in de
Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 1000.319.131 hecht veel belang aan
een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen. Wij willen u door middel van deze Data Protection Notice informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u deze Data
Protection Notice aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat oer hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor. Door het meedelen van uw persoonsgegevens
verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Data Protection Notice en gaat u
er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
TOEPASSINGSGEBIED
Deze Data Protection Notice heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt
en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren
VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE EN HAAR VERBINTENISSEN
M-Tech Outsourcing BV, met zetel te 8460 Oudenburg, Zeeweg 133 en ingeschreven in de
Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 1000.319.131, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.
PERSOONSGEGEVENS
Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits- en contactgegevens (naam, aanspreektitel, adres, e-mailadres, telefoon-en gsm-nummer). Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-aangifte van werken), kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren (zoals E-ID-gegevens, Limosanummer, telefoonnr). Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden. U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde
diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en
verwerking eraan.
VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND
Klantgegevens In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits- en contactgegevens, telefoonnummer, en CV van onze klanten en
opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met
onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie De rechtsgronden zijn de uitvoering van
de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de 30bis-aangifte van werken) en/of ons gerechtvaardigd belang.
Gegevens van leveranciers en onderaannemers Wij verzamelen en verwerken de identiteits- en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele
(sub)onderaannemer(s), hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van de leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en direct marketingactiviteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden
zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals bijvoorbeeld de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis-aangifte van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, enz.)
en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor direct marketing). Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval tevens de E-ID-gegevens of het Limosanummer verwerkt. Voor direct marketingactiviteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.
Gegevens van personeel Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het
kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan,
wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een Policy Gegevensbescherming voor
werknemers.
Andere gegevens Naast de gegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten, contacten van deskundigen,
enz. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, direct marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
DUUR VAN DE VERWERKING
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.
Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers zullen in elk geval na een
termijn van zeven jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen
worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van
specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de
persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.
RECHTEN
In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de
volgende rechten beschikt:
– Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
– Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
– Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en
onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens
die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens
noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
– Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de persoonsgegevens die u
ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke
voor de verwerking.
– Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee
te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die
voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering
van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.
– Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens
is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming
in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij
hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
– Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.
U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot M-Tech OUTSOURCING BV. De
contactpersoon hiervoor is: de heer Kevin Neys/Sharon Vosselman met e-mailadres info@mtechoustourcing.be. Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze
onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te
dienen bij: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer Drukpersstraat
35, 1000 Brussel Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35 Email: commission@privacycommission.be U kan zich bijkomend richten tot
een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw
persoonsgegevens.
DOORGIFTE AAN DERDEN
Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan
en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, evenals door de overheid (bijvoorbeeld bij de 30bis-aangifte van werken, de elektronische aanwezigheidsregistratie of het meedingen naar overheidsopdrachten). Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese
Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau. De werknemers, managers
en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de
gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw
persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt. Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens
worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer
wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden
overgedragen of indien wij failliet verklaard zouden worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om
u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel
erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel
haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn. Wij zullen uw
persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct
marketingbureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.
TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens
volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan
derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. In geen geval kan
M-Tech BV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit
uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
TOEGANG DOOR DERDEN
Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een
gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken
aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Data Protection Notice.
NOG VRAGEN?
Indien u na het lezen van deze Data Protection Notice verdere vragen of opmerkingen heeft
met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact
